一般的考研作文由于篇幅所限，只要求考生在书信中包括称呼、正文、结束语和签名四个部分，因此本章也重点讨论这四个部分需要注意的一些问题。

称呼：

    称呼是书信的开头部分，是写信人对收信人的称谓。无论是私人信件、还是公务信件，一般都以“Dear”作为开头引出收信人的姓名和头衔。称呼的后面一般都要求加逗号。

    在私人信件中，如果写信人与收信人关系比较亲密，则称呼可以比较随意，一般都是“Dear”后面直接加人名，如“Dear Anna, Dear Tom”等；或者“Dear”后面加长辈的称呼，如“Dear Papa, Dear Aunt”；如果关系不是非常亲密，则要称呼对方的姓，写做“Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms Smith”。注意，在不知道女士的婚嫁状况的时候，宜用“Ms.”。

    在公务信件中，一般的称呼格式是在收信人头衔后加姓，或者加收信人全名。要特别注意收信人的头衔。具体称呼方式及缩写如下：

    男士：Mr.

    女士：Mrs., Ms., Miss

    教授/博士：Prof./Dr.

    市长、法官、议员或其他高官：Hon. (Honorable，即“尊敬的”)

    编辑：Editor

    不知对方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern

 

正文：

    正文一般包括三个部分。第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。

第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。

第三部分是信的结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。如：

I am looking forward to your reply.医学全在线www.med126.com

Please pass my best wishes to all your family.

 

结束语：

    结束语是写信人对于收信人的谦称和致敬。

    在私人信件中，一般可以用“Best wishes, Best regards, Best, Regards, Warmest Regards, Yours, Yours ever, Yours sincerely, Cordially”。如果是用于关系非常亲密的朋友或者亲人，则还可以用“Yours affectionately, Affectionately, Love, Lovingly, Cheers, Your devoted friend, Your loving son (daughter, nephew, niece, grandson, granddaughter, father, mother, husband, wife, etc.)”。

    在公务信件中，一般可以用“Yours sincerely, yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially”等。

    特别是在给一些团体和不知名的个人的正式信件中，除了以上结束语外还可以采用以下形式：Truly yours, Sincerely yours, Faithfully yours, etc.

    英文信件结束语形式非常多，对于考生来说如果能够掌握各种情况下的不同结束语自然最好，但是对于应试来说，考生掌握一个“Yours sincerely”就可以以不变应万变，因为这个结束语普遍适用于私人和公务信件。

 

签名：

关于签名的注意点就是，考试中不允许考生留下自己的名字，只能用“Li Ming”这个名字。

 

（2)备忘录

    备忘录是用于各部门之间传递信息、提醒和督促对方做某事的一种文书。备忘录一般用于各种机构组织中，在大学生中用的比较少。备忘录有约定俗成的结构和格式，一般由五个部分组成：

    To: 收文人

    From: 发文人

    Date: 日期

    Subject: 事由，内容只需要用名词或动名词等少数几个词，甚至一个词做简略陈述。

    Message: 正文，直入主题，列出最重要的信息或结论。

    备忘录的内容有如新闻写作，需要包括以下几个要素：谁，什么，何时，何地，为什么。备忘录有可能是通知，也可能是呼吁人们参加某个活动或采取某个行动，因此，语气一般比较正式、礼貌且简明扼要，表达清楚准确，以使广大的读者能够迅速正确地理解。需要注意的是，备忘录的收文人只要写全名即可，无需称呼语，结尾处也不需要结束语和签名。医学全在线www.med126.com

 

（3)便笺

    便笺是为了各种目的而写的简短书信体留言，用于熟人、亲人、朋友和同事等之间对于近一两天内将发生事情的联系，如请假条、约会、告别、道歉、借东西、留言等。便笺的形式简单，语言随意、简洁且口语化。

    相比较书信而言，便笺的语言和格式都更加轻松。便笺较短，因此必须言简意赅，避免繁文缛节。同时，便笺一般直接用收信人的名字，省略“Dear”等称呼，结尾处也不用结束语，直接签名。特别需要注意的是，便笺上一定要注明日期。其中美式英语的日期格式为“Mar. 20, 2007”，而英式英语的日期格式为“20 Mar. 2007”，两种格式都适用于考试。英语中12个月份的缩写如下：Jan., Feb., Mar., Apr., May, June, July, Aug., Sept., Oct., Nov., Dec.

    便笺的形式如下：

 

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